【前編】スマコミュ！ヨネックスが語る！「デジタルの民主化」のリアルな取り組み・学ぶべきノウハウ

STEP1：プロジェクトの始動（高柳さまより）

プロジェクト始動期は、私がSmartDB推進リーダーを務め、ミラーはまだ参加していませんでした。 プロジェクト始動期におこなったのは

• 目標設定/体制構築
• 業務選定
• 業務デザイナーの選出

です。 　

目標設定/体制構築

複数の部門をまたがって進むプロジェクトであるため、どの部署がどのような役割かをはっきり定めるなど、プロジェクトの目的やスコープ、スケジュールを意識づけるようにしました。 一方、「SmartDB」の市民開発は継続的な取り組みにしていくべきだと考えていたため、将来のありたい状態を掲げました。こちらは定期的にアップデートしていこうとしています。 　

体制構築は、経営層からの強いトップダウン指示があってプロジェクトが進んだわけではありません。以前、経理・総務・情シス合同で別システムの導入プロジェクトがあり、各部署の役割ごとに協力して進めることでうまくいったため、今回も「SmartDB」が役立ちそうな業務の主観部門に協力してもらいチームを組成しました。 本来業務を抱える現場の方の稼働を確保するため、各部長に支援メンバーとして入ってもらう体制をとったのが、良かったポイントだと思っています。
そして、目標や体制をはっきりさせるだけでなく、「デジタルトランスフォーメーション（DX）への取り組み」の理解も会社全体に深めるようにしていました。 　

上記の図を用いて、説明します。現状維持では未来は全く変わらず、「③：取り組み後」で付加価値の高い業務をおこなう時間を生みだすために、「②：取り組み中」で一時的には負荷が増すが「DXへの取り組み」をしっかりおこないましょうという話をしています。「やらないと明るい未来はない」ということを訴えかけるつもりで話していました。

業務選定

前システムでは紙の回付が多く残っており、そして経営層への決裁に時間も手間もかかっていた「稟議申請」から着手しました。「稟議申請」は経営層も含め関わる人が多いため、社内に「SmartDB」を認知させるための最初の業務として、最適であると考え取り掛かりました。

業務デザイナー※の選出

多くの業務をデジタル化するという目的を見据え、開発は最初から現場の方にお願いしました。業務を一番理解している現場の方が開発して欲しい思いと、情シスはきちんと支援をする旨を伝えて社内調整をしていきました。

※業務デザイナー：アプリのデザイン、開発をおこない、業務のデジタル化をする方 　

苦い思い出と気づき

はじめて「SmartDB」化した「稟議申請」着手時に、情シスも「SmartDB」の開発に慣れていなかったため、「稟議申請」を開発した社長室に対してほとんど支援ができませんでした。 「稟議申請」は関わる人が多いため、調整や承認ルートの整理など、システム開発経験がない社長室の方々は大変だったと思います。 この苦い経験から、最初に着手する業務は、成功体験が味わえるような少し難易度の低い業務を選定することや、情シスからの演出のようなものが必要だと感じました。また、現場の方の目線で一つひとつ説明し、理解してもらい、やりきる状態をつくることが重要だと感じています。 また、現場部門で新しい担当者を育てる場合、業務デザイナーを孤立させないために、二人一組のペア体制にすることで、開発期間が非常に短くなるという実感がありました。 　

関連資料

CoE構築の手引書 ‐デジタルの民主化とガバナンス‐

本資料はCoE構築ノウハウだけでなく、情報システム部門による管理統制や現場から多数のSmartDB開発者の創出など先進的な取り組みを進めてきた「ヨネックス株式会社」の施策や体制などを参考にしています。ぜひご覧ください。

詳細・お申し込みはこちら

STEP2：オンボーディング期（ミラーさまより）

私はオンボーディング期のタイミングで参加しました。 このときは、稟議システムの稼働後で、私はこれからさらに全社のデジタル化を進める活動に注力していました。 このとき実施したのは、

• 汎用・既存アプリの活用
• リソース確保
• コミュニケーション施策

の３つです。

汎用・既存アプリの活用

　

現場に「SmartDB」を広めていくために、「汎用申請」を用意しました。「汎用申請」を利用することで、現場の方の着手しやすさの実現と、個別のバインダ構築でアプリの氾濫を防ぐことを目的にしています。事務局の人数も少ないため、すでに開発されたものを紹介し、短い期間で成功体験を感じてもらうことが重要です。実際に、類似アプリを紹介すると前向きに取り組んでくれる方もいて、汎用申請や既存アプリへの誘導が良かったと思っています。

リソース確保

　

次にリソース確保です。 現場の方は本来業務も抱えているため、リソース確保してもらうための工夫もさまざまおこないました。 事前に想定される稼働時間をあらかじめ提示することにより、本来業務の担う現場の方が業務とアプリ開発との板挟みにあうのを防ぐよう意識していました。 それでも上手くいかなかった場合は、事務局から現場部門の上司に報告して体制を見直してもらいました。新しい担当者も始めは「自分にできるのか」と不安を持たれていましたが、幾つか基本機能を理解し始めたら「できそう！」という雰囲気に変わりました。 この経験を通じて、やる気があるうちに、「低めのハードルを越えさせてあげること」「早く楽しいと思ってもらえるようにすること」がとても重要だなと思いました。

コミュニケーション施策

　

事務局は、業務デザイナーとのスムーズなコミュニケーションが大切だと思っています。 そこで、Teamsのチャネルで全業務デザイナーが確認できるようなコミュニケーションの場を設け、相談会のアナウンスや、他部署の開発事例などを共有する取り組みをおこなっています。アプリ開発の質問をオープンな場で受け付けたりもしています。 ヨネックスの利用ユーザー1000名強のうち、業務デザイナーは現在50名ほどになりました。 　

SmartDBコミュニティサイトの紹介

ここで、2022年秋ごろにオープンしましたSmartDBコミュニティサイトの紹介です。 今回のスマコミュ！では、参加者にコミュニティサイトを知ってもらうために、講演中の質問やディスカッションで話したことを投稿してもらいました！ 　

　

SmartDBコミュニティサイトは、サポートへのお問い合わせと同様に、みなさんのお悩み解決手段としてお使いいただける場所です。 コミュニティサイトでできることは、ユーザー同士の交流・気軽な質問・製品フィードバックです。コミュニティサイトを盛り上げていきたいと思いますので、ぜひ使ってみてください。

SmartDBコミュニティサイトへのアクセスURL：

https://cs.support-smartdb.com/hc/ja/community/topics

まとめ

ボトムアップで会社全体を巻き込みながらシステム導入を進めるなかで、体制や目標を固めること、業務デザイナーとのコミュニケーションやモチベーション維持など、さまざまな工夫をされていらっしゃったことがわかりました。 ヨネックスさまの講演にもありましたが、業務デザイナーの方が孤立しないよう、私たちドリーム・アーツもコミュニティサイトやイベントなど、さまざまな取り組みでこれからもご支援できればと思っております！

後編では、実際に業務デザイナー※が自ら業務改善のためデジタル化を進められるようになるまでの自走準備期についてです。ディスカッションでの参加企業さまの取り組みや懇親会の様子なども紹介しています。ぜひご覧ください。 後編はこちらからご覧いただけます。

関連資料

3分でわかる「SmartDB」

大企業における業務デジタル化の課題と、その解決策として「SmartDB」で、どのように業務デジタル化を実現できるのかをご紹介する資料を公開しました。ぜひご覧ください。

詳細・お申し込みはこちら

• 
• 

デジタルの民主化イベントレポートユーザー会